Ya sea que se decida aumentar los aranceles a algunos productos o grupos de productos para fomentar la producción local y la exportación, o disminuir aranceles para fomentar el ingreso de ciertos productos al país, en cualquier caso estas variaciones tienen incidencia en la contabilidad interna de una empresa, por lo que prepararte para esta nueva dinámica del comercio exterior, es una decisión inteligente. 

Para gestionar tu firma electrónica de importador, informarte sobre las partidas arancelarias que aplican a productos específicos o la gestión de documentos asociados a la importación, la Aduana pone a disposición de los Importadores el ECUAPASS. Sin embargo, al momento de actualizar tu contabilidad interna con los datos de la importación, la distribución de costos por cada producto importado y la actualización de tu inventario con la mercancía en tránsito, la sugerencia es utilizar un Sistema interno de gestión de importaciones.

¿En qué ayuda un Sistema de Gestión de Importaciones?

Nuestra propuesta de Sistema de gestión de importaciones está basada en la plataforma Odoo, que además de ser un ERP que abarca casi todas las áreas de gestión de una empresa de cualquier tamaño, ofrece muchas ventajas de adaptabilidad, reportería y exportación de la información.

• Permite marcar como Internacionales nuestros Contactos proveedores. 

• Marcar productos de importación, a los cuales se les configuran las subpartidas arancelarias y los aranceles correspondientes.

• Configurar una cuenta de Importaciones en Tránsito y establecerla en nuestras categorías de productos de Importación, de esta forma si incluye productos de Importación contabiliza usando esta cuenta, pero si incluye productos que no son de importación se utilizará la configuración contable original de Odoo. 

• Inicia desde la Compra internacional seleccionado contactos proveedores internacionales y productos marcados para importación. Luego de haber acordado y confirmado al Orden de Compra, es posible generar la factura correspondiente, por razones obvias la recepción de la mercancía no se validará en este momento sino cuando llegue a las instalaciones de la empresa. 

• El módulo permitirá registrar una Importación, que al seleccionar la orden de compras, generará una nota de pedido con el detalle de las líneas de la Orden de Compra seleccionada.

• Se podrá generar la distribución de aranceles por cada ítem, la liquidación de la importación permitirá hacer el desglose de los items que queremos que afecten el costo del producto importado, estos ítems son preconfigurados, ejemplo Handling, Agente de aduana, Transporte hasta bodega y muchos otros.

• Permitirá distribuir costos basado en Distribución equitativa, Volumen, Costo actual, Peso y cantidad.

• Al llegar la mercancía y validar la recepción, ya se puede completar nuestra importación, actualizando los costos correspondientes. Permitirá afectar la contabilidad en fecha retroactiva, previa revisión  de los inconvenientes colaterales.

• Las facturas asociadas a los ítems que afectan el costo del producto, pueden generarse antes o después de completar la importación, teniendo en cuenta que las mismas pueden demorar un poco en llegar. El sistema muestra un mensaje indicando cuál es el monto faltante por facturar.

Adicionalmente permitirá generar un Expediente de Importación para enviar a gerencia, cuando sea necesario revisar el estado de una importación en particular.

Como se puede apreciar, las ventajas de contar con un sistema que nos ayude en estas funciones no son despreciables. Si bien invertimos tiempo y esfuerzo en el registro de la información asociada a cada importación, es muy útil que todo el proceso ya incluya mantener nuestra contabilidad actualizada con las operaciones realizadas.